'In 6 weken over op een nieuw online boekhoudprogramma'
Bij natuuractiviteitencentrum De Koppel in Hardenberg is van alles te doen, voor jong en oud. Onlangs stapte de organisatie over op een nieuw online boekhoudprogramma. De Systeemadviseurs adviseerde over de juiste software en begeleidde de implementatie.
Behoefte aan e-factureren
De Koppel werkte deels al met een digitale administratie, maar facturatie ging nog via een PDF per e-mail. De organisatie had daarom behoefte aan een online boekhoudsysteem dat enerzijds de juiste financiële inzichten gaf, maar ook voldeed aan eisen rondom bijvoorbeeld e-facturatie.
Voor iedere organisatie die goederen of diensten levert aan de overheid, zoals aan gemeenten en waterschappen, is e-factureren verplicht. Een e-factuur is een elektronisch bestand dat automatisch verwerkt kan worden door de ontvanger. Maar voor welke software kies je dan? En hoe zorg je er vervolgens voor dat medewerkers er moeiteloos mee kunnen werken?
Advies en demo software
Ronald Bax, Consultant bij De Systeemadviseurs, inventariseerde de wensen van De Koppel en adviseerde 2 softwarepakketten: Exact Online en Visma eAccounting. Na een demo van beide boekhoudprogramma’s werd duidelijk dat Visma eAccounting met de aanvullende module Financial Overview het beste paste bij de organisatie.
Met de Financial Overview-module beschikt de organisatie over uitgebreide rapportages. Denk aan een vergelijking tussen het realtime dashboard en de jaarbegroting. Zo weet de organisatie of ze op schema loopt en kan ze tijdig bijsturen als dat nodig is.
Persoonlijke begeleiding
Aangezien De Systeemadviseurs al vanaf het keuzemoment voor een nieuw systeem werd aangehaakt, verliep de implementatie feilloos. Zo was er geen sprake van herstelwerkzaamheden, maar kon vanaf de start alles netjes worden ingeregeld in samenwerking met de organisatie en accountant. Dat maakte dat Visma eAccounting binnen 6 weken operationeel was en de organisatie er probleemloos mee kon gaan werken.
Na de inrichting was het begeleiden van de administratief medewerksters een belangrijkaandachtspunt. Een nieuw systeem juist inrichten is belangrijk, maar nóg belangrijker is dat de mensen die er mee werken er snel vertrouwd mee raken en precies weten hoe ze alles uit het systeem kunnen halen.
In korte blokken hebben we de medewerkers getraind in het werken met het nieuwe systeem en ze begeleid in deze overstap. Ook na de implementatiefase stonden we voor ze klaar bij vragen en hielpen we ze verder op weg waar nodig.
Sneller en efficiënter werken
De medewerkers die de administratie verzorgen, zien duidelijk resultaat sinds de overgang. Ze kunnen makkelijker en efficiënter werken en hebben meer inzicht in de financiën. Zo houden ze grip op de inkomsten en uitgaven en kunnen ze onderbouwd keuzes maken voor de toekomst.
En de ervaring van De Koppel? “De consultants waren goed bereikbaar, erg fijn dat ze zo voor ons klaar stonden bij vragen. Ze namen echt de tijd. Ook vonden we de manier van uitleg prettig. Geen lange dagen zwoegen met een nieuw systeem, maar in korte blokken de functionaliteiten eigen leren maken. Een fijne samenwerking!”
Ook overstappen naar een nieuw systeem?
Kunnen we jou ook helpen met een soortgelijk traject? Of wil je sparren over een vraagstuk waar je tegenaan loopt? De specialisten van De Systeemadviseurs helpen je graag. Neem contact met ons op voor meer informatie.