‘We zijn anders gaan kijken naar hoe we de voorraad beheren’
Wel eens van de Kanjertraining gehoord? Het is een methodiek waar veel scholen gebruik van maken om het onderlinge vertrouwen binnen klassen te bevorderen. Stichting Kanjertraining ontwikkelde veel soorten materialen om docenten en leerlingen in het proces te ondersteunen. Hoe beheer je de voorraad van die materialen op een goede manier? De Systeemadviseurs hielp de stichting om de voorraadadministratie op orde te krijgen.

Stichting Kanjertraining houdt zich bezig met het stimuleren van een prettig schoolklimaat en het verbeteren van sociale veiligheid voor kinderen. Dat doet de stichting door middel van een zelfontwikkelde lesmethodiek op het gebied van burgerschap en het aanleren van sociale vaardigheden. Grote kans dat je wel eens gehoord hebt van de blauwe, rode, witte en gele kanjerpetten.
Stichting Kanjertraining heeft bovendien een groot Kanjerassortiment: materialen die docenten en leerlingen helpen om hun doelen te bereiken. De stichting had echter een probleem met de voorraad van de materialen. De voorraad in het administratiesysteem was namelijk niet gelijk aan de werkelijke voorraad waardoor ook de waarde van de voorraad niet klopte. Er ging iets mis. Maar waar? De stichting schakelde De Systeemadviseurs in om daarachter te komen.
Procesanalyse
Het probleem was duidelijk, maar de oorzaak was niet direct te achterhalen. Voornamelijk omdat er binnen de stichting verschillende processen invloed hebben op de voorraad. Om erachter te komen waar het in het proces niet lekker liep, adviseerden we om een procesanalyse uit te voeren. Na het uitbrengen van een offerte, gingen we daar voortvarend mee aan de slag.
Samen met Monique, die de vastleggingen in het administratiesysteem bij stichting Kanjertraining verzorgt, liepen we door de processen heen. Ook verzamelden we extra informatie door samen door het magazijn te lopen.
Monique van Stichting Kanjertraining: ‘De procesanalyse vond ik heel waardevol. We zijn op een andere manier gaan kijken naar hoe we de voorraad beheren. Er ontstond bijvoorbeeld een voorraadverschil bij het verkopen van bepaalde sets van materialen. Deze sets bestaan eigenlijk uit losse materialen, maar die werden niet allemaal meegerekend. Daarnaast hadden we, voordat we de analyse deden, verschillende manieren om de materialen te verkopen, met ook verschillende betalingsstromen en ook elk een andere manier van voorraadbeheer.’
Tijdens de procesanalyse werd duidelijk waardoor de verschillen in de voorraadadministratie precies ontstonden. De bevindingen werkten we uit en presenteerden we. Na deze presentatie was het tijd voor fase 2: het oplossen van de problemen.
De juiste oplossingen
Gelukkig waren de oplossingen goed te realiseren binnen de bestaande administratiesoftware (Exact Online). Het juist werken met inkoop- en verkooporders was bijvoorbeeld heel belangrijk en er moest een aantal instellingen worden gewijzigd.
De grootste verandering voor de medewerkers van stichting Kanjertraining? Het aanpassen van de werkwijze. Daarvoor was het noodzakelijk om goed op de hoogte te zijn van de precieze mogelijkheden van het voorraadsysteem. Daarom pasten we niet alleen de instellingen aan, maar gaven we ook een uitgebreide uitleg van de werking van de functionaliteiten binnen Exact Online.
Bart, de directeur van stichting Kanjertraining, is heel tevreden met hoe het proces is verlopen. ‘De analyse was adequaat en gaf precies aan waar de problemen zaten’, zegt hij. ‘De offerte was duidelijk en de uitvoering volgens afspraak. Er werd goed meegedacht in bruikbare oplossingen. De instructie werd op een prettige wijze georganiseerd, waarbij de vragen van de medewerkers centraal stonden. Het leverde een praktisch handboek op maat op. Mede door het geduld, de deskundigheid en flexibiliteit van De Systeemadviseurs konden we het project succesvol afronden, waarvoor veel dank.’
Ook hulp nodig?
Heb je ondersteuning nodig bij een specifiek vraagstuk? Ben je op zoek naar begeleiding voor een vergelijkbaar traject? Of vind je het fijn als er iemand meekijkt naar hoe je de processen in jouw bedrijf kunt optimaliseren? De experts van De Systeemadviseurs staan klaar om je te helpen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen.